为了畅通民主渠道，加强学校民主管理，促进学校工作，维护教职工的合法权益，调动和保护广大教职工的积极性，特制定本规定。
　　一、来信办理
　　1、收到来信后，由办公室负责登记，信件及随信证件和票据应妥善保管，严防丢失和损坏；
　　2、摘录信件要点，填写好群众信访处理单；
　　3、将原件（或原件摘录）附信访处理单，送交有关领导阅示；
　　4、依照领导批示，将信件（或原件摘录）送交有关部门核实情况，尽快办理；
　　5、信件送交各部门办理之后，在承办落实过程中应及时查询督促；
　　6、承办部门须将办理结果以文字形式填写在处理单的处理结果栏；
　　7、将办理结果以文字形式及时反馈给来信人，原材料归档。
　　二、来访办理
　　1、对来访者，应热情接待，并认真听取意见；
　　2、作好文字记录，并口述给来访者；
　　3、将来访记录附处理单一并送有关领导阅示；
　　4、依照领导批示，将书面材料交有关部门办理；
　　5、材料批交有关部门后，在承办落实过程中应及时查询督促；
　　6、将办理结果以文字或口头形式反馈给来访者，原材料归档；
　　7、如来信、来访者对处理结果仍不满足，必要时应进一步协助核查办理。
　　三、工作人员几点要求
　　1、工作人员要以党和国家的方针政策及学校的有关规定做好来信、来访者的思想工作，最大限度的理顺情绪、化解矛盾；
　　2、对教职工所反映的情况不得随意外传；
　　3、对反映情况又不愿透露姓名的教职工给予保密；
　　4、对教职工来信、来访，要做到件件有着落，事事有回音；
　　5、对失职的工作人员，给予严肃处理。
　　                                                                                  西北大学教育工会
　                                                                                  　1996年4月19日